أنواع التخطيط وعناصره

تتباين الخطط في طبيعتها وتعدد صفاتها وخصائصها لاعتبارات أو معايير مختلفة وفقاً للغرض التي يتم التخطيط من أجله وبشكل عام يمكن إعتماد المعايير والمؤشرات التالية كأسس يتم اعتمادها في تحديد أنواع الخطط وهي:

أولاً:  أنواع الخطط وفقاً لمديات الزمنية (الأجل):

   يمكن تقسيم الخطط وفق المديات الزمنية أو الآجال المختلفة التي تتطلبها عملية التخطيط إلى ثلاث مديات زمنية وهي:

1.  التخطيط طويل المدى:  وهو التخطيط الذي يغطي أفقاً زمنياً يمتد من ثلاث سنوات فما فوق فقد يمتد إلى خمسة أو عشرة سنوات كالخطط الخمسية والعشرية والخمسينية وهكذا.

2.  التخطيط متوسط المدى:  ويتضمن التخطيط الذي يغطي الفترات الزمنية أكثر من سنة عادة أوقل من ثلاث سنوات في الغالب.

3.  التخطيط قصير المدى:  وهو التخطيط الذي يغطي عادة فترات زمنية أقل من سنة كالفصيلة والشهرية والأسبوعية واليومية وهكذا، وقد يغطي في بعض الأحيان الساعة.

ثانياً:  التخطيط وفقاً لمدى أثره على المنظمة:

وغالباً ما يشمل هذا الأسلوب من التخطيط الأنواع التالية:

1-  التخطيط الإستراتيجي:

    وهو التخطيط الذي يتسم بالأهمية الكبيرة للمنظمة وعادة ما يحدث أثراً نوعياً فيها وتمارسه الإدارة العليا ويمتد أثره لفترات طويلة نسبياً، وعادة يتضمن تحديد الأهداف الأساسية للمنظمة وسياساتها الرئيسية في المديات الزمنية الطويلة التي تتحكم بالموارد المستخدمة في المنظمة والمخرجات التي تقوم بتقديمها للمستهلكين والخطط الاستراتيجية طويلة الأمد عادة ما ترتبط بتحقيق الغايات والأهداف للمنظمة ككل ومن الأمثلة عليها:  التخطيط لإضافة خط إنتاجي جديد أو لفتح أسواق جديدة أو إنشاء مصنع وغيرها من القرارات التي تتعلق بالأنشطة الممتدة لآماد زمنية طويلة.

2-  التخطيط التكتيكي:

   إن التخطيط التكتيكي وغالباً ما يطلق عليه بالتخطيط التنسيقي إذ يشمل كافة الأقسام والوحدات الإدارية والتنظيمية في المنظمة وتمارسه الإدارة الوسطى والعليا ويكون تأثيره متوسط الأمد ويوضع لمساعدة التخطيط الإستراتيجي في المنظمة فهو تجزئة للخط الإستراتيجية لمديات زمنية أقصر لغرض التنسيق بين مختلف الوحدات والأقسام في المنظمة بهدف الإسهام في تحقيق الأهداف المراد إنجازها، ومن الأمثلة على هذا التخطيط تقديرات حجم الطلب المرتقب على سلعة معينة بالسوق.

3-  التخطيط التشغيلي:

   إن التخطيط التشغيلي عادة تمارسه الإدارة الوسطى والدنيا ويمتد تأثيره على المديين المتوسط والقصير، إذ أنه يمثل العمليات التشغيلية في المنظمة على المستوى التنفيذي للأنشطة في المديات القصيرة عادة ومن الأمثلة على هذا النمط من التخطيط تحديد احتياجات إدارة الإنتاج والعمليات من المواد الأولية وقطع الغيار وغيرها.

ثالثاً:  التخطيط حسب الوظيفة:

  إن هذا النمط من التخطيط يرتبط بطبيعة النشاطات النوعية التي تمارسها المنظمة ويمكن إيجاز هذه الأنواع بما يلي:

1-  تخطيط الإنتاج والعمليات:

   إن تخطيط الإنتاج والعمليات يتركز عادة على الخطط الإنتاجية المتعلقة بالمخرجات المراد تقديمها للسوق من ناحية أنواعها ومواصفاتها، والعمليات المطلوبة في أدائها وتحديد الطاقات الإنتاجية التصميمية والمتاحة والمخططة وكذلك تحديد المواد الأولية اللازمة الأجزاء نصف المصنعة والقوى البشرية اللازمة لإنجاز العمليات التشغيلية ومراقبة الجودة وغيرها من المتطلبات التي تتعلق أساساً بالنشاطات الإنتاجية الجارية وجدولة تلك العمليات بالصورة الملائمة لتحقيق الأهداف المطلوبة.

2 تخطيط التسويق:

   تتناول الخطط التسويقية جميع الأنشطة المرتبطة بالمزيج التسويقي كالتخطيط للبضاعة وسبل ملائمتها لطبيعة الأسواق التي تتعامل معها المنظمة والتخطيط للأسعار التي يتم عرضها في الأسواق وفقاً لطبيعة الدخل المتاح للإنفاق من ميل المستهلكين وكذلك التخطيط للإعلان والترويج أي كل ما يتعلق بالأساليب الترويجية والإعلانية وسبل إيصال الرسالة للمستهلكين الحاليين والمرتقبين في الأسواق الاستهلاكية والاستعمالية.

3-  التخطيط المالي:

    يتناول التخطيط المالي في المنظمة جميع السبل التي تتعلق بالحصول على الأموال والاستثمارات من المصادر المختلفة وكذلك سبل إنفاق هذه الأموال في مختلف النشاطات الجارية.

4-  تخطيط القوى البشرية:

    ويتناول هذا النمط التخطيطي جميع الأنشطة المرتبطة بالقوى البشرية العاملة في المنظمة من حيث تحديد الاحتياجات المطلوبة من قوى بشرية ماهرة وغير ماهرة وكيفية الحصول عليها وإجراءات الاختبار والمقابلة والتعيين والاستقطاب للكفاءات البشرية ذات الأهلية المناسبة والتدريب والاحتياجات التدريبية والبرامج وتطوير وتحسين الكفاءات البشرية في المنظمة، إضافة لتخطيط الجوانب المتعلقة بالخدمات المقدمة لهم من ضمان وتأمين صحي واجتماعي وتقاعد ومكافآت وغيرها من الأنشطة التي تقترن بتحقيق نجاح المنظمة في إدارة العاملين لديها بالشكل الذي يساهم بتحقيق الأهداف.

5-  تخطيط الشراء والتخزين:

   ويتعلق بالأنشطة المرتبطة بتخطيط الشراء والتخزين بكافة العمليات والنشاطات المرتبطة بعميلات الشراء وتحديد الاحتياجات من المواد الأولية وقطع الغيار والاستبدال والنصف المصنعة وغيرها وكيفية الاتصال بالموردين وتحديد الأسعار من خلال عمليات المساومة وكذلك تحديد الحجم الاقتصادي للشراء، وكذلك ما يتعلق بسبل التخزين والإجراءات المتعلقة بتحديد المساحات المخزنية وطبيعة التخزين الملائم لمختلف البضائع وغيرها في المنظمة.

عناصر التخطيط

    إن عناصر التخطيط تتناول المجالات المختلفة التي تسعى من خلالها المنظمة المعنية من تغطية جميع النشاطات ذات العلاقة لتحقيق الغايات والأهداف المراد إنجازها.

1.  الغايات والأهداف:

   إن الغايات تمثل النتائج النهائية التي تسعى المنظمة لتحقيقها، أما الأهداف فإنها تمثل الأنشطة التفصيلية التي تقوم المنظمة بأدائها لتحقيق تلك الغايات أو النتائج النهائية، وتشكل هذه الغايات والأهداف القواعد الرئيسية التي ينبغي أن تتسم بالوضوح والدقة والشفافية العالية في تحديدها للعاملين بغية الشروع بإنجازها بكفاءة وفاعلية.  إذ أن الغايات تمثل النتائج النهائية المراد إنجازها، أما الأهداف فإنها تمثل الوسائل التفصيلية التي يتم من خلالها بلوغ تلك الغايات.

2.  الإستراتيجيات:

   وتتناول الإستراتيجيات مختلف الخطط الزمنية أو الوظيفية التي تقوم المنظمة عادة باعتمادها في مختلف المستويات الكلية أو أنشطة الأعمال التشغيلية.

أي أنها تأخذ ثلاث مستويات تنظيمية وهي:

أ.  الإستراتيجية الكلية أو (على مستوى المنظمة ككل):  وهي الإستراتيجية التي ترتبط بالمنظمة ككل وغالباً ما تتعلق بالأطر العامة لتحقيق الأهداف الأساسية للمنظمة.  أي أنها تشتمل على كافة الأنشطة المرتبطة بالمنظمة ككل.

ب.  إستراتيجية الأعمال:  وتتناول الأنشطة الرئيسية لمنظمة على مستوى الوظائف الأساسية المؤداة من قبلها كإستراتيجية الموارد البشرية وإستراتيجية العمليات وغيرها.

ج.  الإستراتيجية التشغيلية:  وترتبط هذه الإستراتيجية بأداء الأنشطة الإنتاجية والتشغيلية على مستوى الأقسام أو الوحدات أو في محطات العمل في مختلف مجالات المنظمة ونشاطاتها الإنتاجية والخدمية، وأن هذه الإستراتيجيات التشغيلية تنصب جميعها في تحقيق الإستراتيجية الكلية للمنظمة من خلال التنسيق والتكامل بين مختلف هذه الأقسام أو الوحدات.

وتساهم الإستراتيجيات بأشكالها الثلاث أعلاه لتحقيق العديد من المزايا للمنظمة هي:

* تحقيق القدرة بالتعامل مع البيئة الخارجية والداخلية من خلال اعتماد تحليل (SWOT) لمعرفة مصادر القوة والضعف وكذلك الفرص والتهديدات البيئة ولاسيما في البيئة الديناميكية والمعقدة التي تقترن بمتغيرات متعددة.

* تساعد على اتخاذ القرارات الصائبة في ضوء استقرار وتحليل الواقع البيئي وظروف المنافسة القائمة.

* تساهم بوضع الخطط الملائمة لمواجهة المنافسة المحتدمة في الأسواق والتعامل معها بدرجة واعية.

* تساهم في بناء الفكر التخطيطي إستراتيجياً على المدى البعيد بدلاً من النظر قصير الأمد والذي لا يغطي مديات زمنية طويلة نسبياً.

* الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة بسبب محدوديتها وندرة العديد من هذه الموارد في المنظمة.

*المساهمة في تقليل فرص الخطأ وحالات عدم التأكد والمخاطرة الناجمة عن ذلك من خلال وفرة البيانات والمعلومات وقواعد المعرفة الواعية التي تسعى المنظمة لاعتمادها في ذلك كوفرة قواعد البيانات وهكذا.

3.  السياسات:

   إن السياسات تمثل المبادئ والإرشادات التي توجه المنظمة في تحقيق أهدافها والتي ينبغي أن يلتز باتجاهاتها جميع الأفراد العاملين في المنظمة وذلك من خلال تطبيق القواعد والإجراءات التي تنمط هره السياسات واتجاهاتها العامة، ولذا فإن السياسات غالباً ما يتم بنائها ووصفها من قبل الإدارة العليا لكي تحدد الإتجاهات الإرشادية بجميع المستويات الإدارية الوسطى والدنيا في المنظمة ولذا فإنها تمثل الإطار العام الذي ينبغي أن يتم الالتزام به من قبل المدراء وتحدد في ضوءه السلوك الإداري والتنظيمي لهؤلاء المدراء والعاملين في المنظمة.

    ولذا فإن السياسات التي تنتهجها المنظمة لابد وأن تتسم بالوضوح والدقة وأن تكون مكتوبة ومعلنة لجميع العاملين في الخطوط التنفيذية في الأداء وأن تتسم بالمرونة وتساهم بتحقيق الأهداف بأدنى كلفة ممكنة في استثمار الموارد المتاحة للمنظمة وأن تكون مستقرة وغير متغيرة باستمرار، إن اعتماد السياسات وفق الخصائص المشار إليها أعلاه تجعل الأداء الوظيفي للعاملين يتسم بوضوح المعالم ويزيل الإبهام والغموض ويعزز قدرة المنظمة بتحقيق أهدافها بكفاءة وفاعلية عالية.

4.  الإجراءات:

    تمثل الإجراءات تسلسل العمليات الإنتاجية والخدمية التي ترتبط مع بعضها بحيث لا يمكن إنجاز أحدهما إلا من خلال استكمال الخطوات السابقة لها ولذا فإنها تتضمن الفعاليات والأنشطة التفصيلية لأداء الأعمال المراد إنجازها بدقة، فالإجراءات تحدد المسؤول عن الأداء المعين والوسيلة المعتمدة في استكمال ذلك الإنجاز، وتركز الإجراءات عادة على جميع الخطوات التفصيلية للعمل ولذا فإنها تساهم بصورة كبيرة في زيادة كفاءة العاملين نظراً للمعرفة التفصيلية بالأداء المناط بهم ولكي تحقق الإجراءات ودورها الفعال في زيادة الكفاءة التشغيلية للعاملين ينبغي أن تتوافر فيه السمات التالية:

أ.  أن تتسم بالشمولية والتكامل مع الأهداف المراد إنجازها في المنظمة.

ب.  ان تستند إلى معايير واضحة ومحددة ودقيقة بحيث يسهل على العاملين في النشاطات التنفيذية الالتزام بها.

ج.  أن يتم ارتباط الإجراءات بالأنشطة الرقابية للمنظمة بحيث تكون غير متعارضة مع الأهداف.

د.  أن تتسم بالثبات والاستقرار والمرونة اللازمة في تحقيق الأهداف.

ه.  أن يتم تحديثها وتطويرها في ضوء التقدم التكنولوجي أو استخدام وسائل إنتاجية

و.  أن تعتمد الحقائق الواضحة عن العمل ولا ترتبط بالنوازع المتعلقة بالحدس والتخمين والاجتهادات الشخصية في الأداء.

ز.  أن تتسم بالوضوح والبساطة وسرعة الاستيعاب والفهم من قبل المعنيين عن التنفيذ بدلاً من التعقيد والروتين والرتابة في الأداء وما يرافقه من سأم وملل في إنجاز المهام.

5.  القواعد:

    إن القواعد تمثل الأوامر والتعليمات التي يصار إلى الالتزام بها من حيث أنها تجييز أو لا تجيز القيام بأداء عمل معين ، فالقواعد تحدد ما يجب القيام به من أداء وكذلك الامتناع عن أداء عمل معين، وتمثل أبسط أنواع الخطط التي يتم الالتزام بها من قبل العاملين وغالباً ما تشكل القواعد السبل المرشدة للعاملين في إنجاز المهام وأحياناً لا ترتبط القواعد بإجراءات العمل فمثلاً (ممنوع التدخين) قاعدة لا ترتبط بالإجراءات التي ينبغي على العاملين الالتزام بها في أداء انجاز معين.

6.  البرامج:

    إن البرامج تشكل مزيجاً مركباً ومعقداً من الأهداف والسياسات والإجراءات والقواعد والمهام والخطوات التي ينبغي القيام بها وتحديد الموارد المطلوبة بشأنها وجميع التسهيلات اللازمة لأداء نشاط إنتاجي أو خدمي معين وكذلك تحديد الموازنات التقديرية اللازمة لإنجازها، والبرامج تتضمن عادة برامج فرعية أصغر ترتبط بها ارتباطاً عضوياً بحيث أن أي تأخير في إنجاز أحدهما يؤثر بشكل واضح في إنجاز البرامج الأخرى، والبرامج تتعلق بمختلف النشاطات التي تقوم بأدائها المنظمة وهناك صفات مشتركة تتسم بها مختلف البرامج وهي:

 أ.  ترتبط البرامج عادة بالأهداف المراد تحقيقها في المنظمة

ب.  ترتبط البرامج بجدولة زمنية محددة وواضحة للعالم.

ج.  تستدعي وفرة جهوداً إضافية في تحديها وتحقيقها.

د.  تتطلب وفرة موازنة تقديرية لإنجازها.

ه.  البرامج تترابط مع بعضها بحيث لا تتحقق إلا من خلال التنسيق والتكامل مع الأنشطة الأخرى.

7.  الموازنات التقديرية:

   إن الموازنات التقديرية تعد أساساً تخطيطياً سليماً يرتبط عادة بإنجاز الأهداف المراد تحقيقها، إذ أن الأنشطة التي يتم القيام بها في المنظمة لا يمكن تحقيقها بدون موارد مالية تساهم في تسهيل إنجاز الأهداف. ولذا فإن المنظمة عادة تلجأ لوضع العديد من الموازنات التقديرية المتعلقة بإنجاز تلك المهام كالموازنة التقديرية للمشتريات، الموازنة التقديرية للمبيعات، الموازنة التقيرية للنشاطات الإنتاجية وغيرها، إن الموازنة التقديرية عبارة عن تقديرات مالية لإنجاز النشاطات المعينة بحيث غالباً ما يصار اعتمادها كوسيلة رقابية من قبل المنظمة لمدى التزام القائمين بتلك الأنشطة في تلك الموازنات وترشيد الإنفاق وتحقيق الكفاءة والفاعلية بشأنها.