مفهوم التخطيط وأهميته

تعتبر وظيفة التخطيط باعتبارها أول مهمة إدارية يمارسها المدير أو الرئيس، وستناول فيما يلي مفهوم وأهمية التخطيط وأهداف التخطيط وأغراضه، وأنواع التخطيط، وعناصر التخطيط، وخطوات ومراحل التخطيط والصعوبات والمشاكل التي تواجه التخطيط.

مفهوم وأهمية التخطيط:

   إن التخطيط من أهم الوظائف الإدارية ويسبقها في ممارسة جميع الأنشطة التي تقوم المنظمة بأدائها، إذ أنه يمثل الأسلوب الداعي والهادف لتوجيه الموارد المادية والبشرية والمالية والمعلوماتية وفق المستجدات البيئية لما يحقق المسار التطوري المستمر في الإبقاء ومواصلة الأداء المستهدف، إذ أن التخطيط حظي باهتمام كبير لدى الاختصاصين والباحثين والمفكرين في المجالات الإدارية المختلفة، إذ أن التخطيط يمثل حالة الإستشراف للمستقبل وما ينطوي عليه من تغيرات تساهم بتقليص دائرة المجهول في إطار وفرة البيانات والمعلومات القادرة على تحقيق صورة التنبؤ بالمتغيرات المختلفة سواء الاقتصادية والاجتماعية والثقافية...الخ، ثم محاولة التحكم والسيطرة على بعضها فالتخطيط عمل ذهني لتحديد ما ينطوي عليه المستقبل مستنداً فيه المدير إلى الماضي أو المؤشرات والدلائل المعتمدة لوضع الخطط الهادفة لتحقيق استقرار واستثمار المنظمة في الأنشطة الإنتاجية والخدمية في ظل المنافسة المحتدمة في الأسواق، فالتخطيط إذن عمل تحكمي يومي لتطويع المستقبل المجهول إلى إرادة المدير قدر المستطاع حيث أن وفرة المعلومات والبيانات التاريخية من شأنها أن تساهم في تقليص دائرة المجهول التي يتم في ضوئها تحديد الخطط المستقبلية وهذا من شأنه أن يساهم بتقليل فرص حصول الصدفة أو الحظ في المهام التي يستهدفها المدير في هذا المجال، إذ أن التخطيط إسهام هادف في بناء صورة المستقبل وخلص تفسيراً واستجابة لما ينطوي عليه وهو تحديد مسبق لما يراد فعله والكيفية التي يتم بها الإنجاز المستهدف.

   إذ أن التخطيط بهذا المفهوم يعد أداة فاعلة في تمكين المنظمات المختلفة سواء الإنتاجية أو الخدمية من إدارة عملياتها التشغيلية وإمكانية نموها واستثمارها وقد أصبح الإيمان بأهمية التخطيط ترقى إلى مصاف الإيمان بإمكانية البقاء والاستمرار للمنظمة ولاسيما في ظل ظروف العولمة والمنافسة المحتدمة بين المنظمات ذات السلع المتماثلة والبديلة بصورة خاصة.

    أن التخطيط وفقاً لهذا المفهوم، ينصب على تحديد الأنشطة والأعمال التي يزعم القيام بتنفيذها وتحديد المديات الزمنية اللازمة لها، إضافة لتحديد سبل البدء والانتهاء من كل عمل يستهدف التخطيط له.  فالتخطيط يتضمن التفكير المنظم الواعي الذي يسبق أي نشاط تنفيذي يراد اتخاده.  وقد أشار روبنس وكولتر بأن "التخطيط هو عملية تحديد المنظمة لأهدافها وبناء إستراتيجياتها لإنجاز تلك الأهداف من خلال تطوير الخطط الشاملة في إطار تنسيق وتكامل الأنشطة المختلفة".

     لهذا فإن التخطيط يتضمن تحديد الأهداف المراد إنجازها وبناء الإستراتيجيات ورسم البيانات والبرامج والإجراءات والقواعد التي يتم الاسترشاد بها من قبل الأفراد والجماعات العاملة في مختلف حقوق النشاطات الإدارية والتنظيمية بغية تنفيذ هذه الإستراتيجيات، ولذا فإن التخطيط يتسم بالشمولية (الكلية) واستمرارية العمل، ونظرا لكون التخطيط يقترن بالمستقبل فأنه ينطوي على عملية تفكير عقلية (ذهنية) تستشرف الآفاق المستقبلية للنشاط العملي للمنظمة في ضوء المستجدات الظرفية المحتملة، فهو عملية تفكيرية لما ينطوي عليه المستقبل وتقليص مساحات المجهولية فيه من خلال الاستقراءات والاستنتاجات التنبؤية لذلك المستقبل.

ولذلك نلاحظ بأن التخطيط يعتمد على مبدأين أساسين هما:

أ.  التنبؤ بما ينطوي عليه المستقبل والمتغيرات المقترنة به سواء الخارجية أو الداخلية ولذلك فإن عملية (SWOT) تعتبر مرتكز الفكر التخطيطي بهذا الشأن لا سيما بأن تأخذ البيئة الخارجية وتدرس الفرص والتهديدات المحتملة بشأنها ثم نأخذ البيئة الداخلية وتدرس من خلالها عناصر القوة والضعف في المنظمة، ولذا فإن التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل يعد مرتكز الفكر التخطيطي السليم من خلال دراسة وتحليل الظواهر والمتغيرات في إطار البيئتين الخارجية والداخلية للمنظمة.

ب.  تحديد الأهداف ورسم السياسات المتعلقة بالتنفيذ في ضوء التحليل السليم لمختلف المتغيرات المحيطة بالمنظمة داخلياً وخارجياً.

ولذلك نلاحظ بأن التخطيط السليم يساهم بتحقيق العديد من الفوائد والإيجابيات منها على سبيل العدد لا الحصر ما يلي:

1.  يساهم التخطيط في تقليص الجهود المادية والبشرية المطلوبة في ضوء تحديد أفضل البدائل المتاحة لتحقيق الأهداف المراد إنجازها بأقل مجهود وكلفة ووقت.

2.  يساعد التخطيط في ضوء تحديد الأهداف والسوائل الكفيلة بإنجازها إلى إمكانية الرقابة الفعالة على الأنشطة التنفيذية من الناحيتين الكمية والنوعية وتحديد الإنحرافات بين المخطط المتحقق فعلاً، ثم اتخاذ الإجراءات الوقائية أو العلاجية بشأنها تقليصاً للجهود المادية والبشرية المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف.

3.  يساهم التخطيط في إطلاق فاعلية الأفراد والجماعات العاملة وإمكاناتهم الإبداعية من خلال تنفيذ الأهداف إذ يتم من خلاله تحقيق الاستثمار الأمثل للفكر الإبداعي الخلاق للطاقات الإنسانية العاملة لا سيما بأن التخطيط السليم وإشراك العاملين في بناء الخطط الإستراتيجية والتشغيلية يساهم في بروز الإبداع الفردي والجماعي بصورة أكثر عمقاً وشمولاً.

4.  يساهم التخطيط السليم في امتصاص آثار التغيرات الطارئة (المفاجئة) حيث أن المتغيرات الظرفية (البيئة) تلعب دوراً كبيراً في نجاح أو فشل المشاريع الإقتصادية المختلفة ولذا فإن القدرات التخطيطية الفعالة تساهم في امتصاص آثار تلك التغيرات وسرعة الاستجابة لها كالمتغيرات الإقتصادية أو الاجتماعية ...الخ.

5.  يساهم التخطيط في إيجاد سبل التنسيق بين مختلف الأنشطة العاملة في إطار المنظمة كالنشاطات الإنتاجية والتسويقية والمالية والبشرية وغيرها، لاسيما بأن التخطيط يتعلق بتنسيق وتفاعل تلك النشاطات من أجل تحقيق الأهداف العاملة للمنظمة ككل.

6.  يساعد التخطيط السليم على مواجهة المنافسة لاسيما في الظروف المالية واشتداد العولمة الاقتصادية فالمنظمة التي تمارس التخطيط السلي تساهم بشكل فعال في تحقيق بل مواجهة المنافسة وتحقيق إمكانية البقاء والاستثمار في نشاط الأعمال وإلا فإنها إن لم تمارس التخطيط الواعي لسبل البقاء والاستمرارية فإنها تواجه حالات الفشل وعدم القدرة على البقاء في مجال الأعمال والأنشطة الهادفة.

ومن هنا يتضح بأن التخطيط السليم يتسم بالسمات التالية:

1.  يحظى التخطيط بأولوية واضحة في إطار الوظائف الإدارية التي يمارسها المدير أو الرئيس في أي مستوى إداري معين.

2.  التخطيط عملية ذهنية (فكرية) وتحليلية تتطلب قدراً كبيراً من الوعي والإدراك لمعالم التغير والمستجدات الظرفية المختلفة وكيفية التعامل معها.

3.  يقوم التخطيط على أساس بناء الاستراتيجيات وتحديد السياسات والقواعد والإجراءات والموازنات التقديرية لمختلف الأنشطة التي تمارسها المنظمة ككل وبناء السبل التنسيقية والتكاملية بينها لتحقيق الأهداف.

4.  تعتمد عملية التخطيط على الإدارة بالحقائق من حيث وفرة البيانات والمعلومات والمعارف المختلفة بصورة دقيقة وصحيحة وشفافة وموضوعية، إذ يصار في استخدامها بدقة للإسهام في تحقيق الأهداف الكلية للمنظمة وتحقيق الاستقرار والاستمرار لها.

5.  تتطلب عملية التخطيط اعتماد الجدولة الزمنية الواضحة لإنجاز الأهداف لكي يصار من خلالها التحقق من القدرة التنفيذية على السير وفق هدى الخطط الموضوعة وتصحيح الانحرافات الحاصلة أثناء النشاط التنفيذي لها.

ولذا فإن التخطيط السليم ن شأنه أن يحقق القدرة الإنسانية في مواصلة الأنشطة المطلوبة وفقاً للإمكانات المتاحة بصورة واعية ومدركة لجميع المستجدات الظرفية وسبل مواجهتها وتقليص الآثار الناجمة عنها.

    والجدير بالذكر بأن وظيفة التخطيط تسبق جميع الوظائف الإدارية في المنظمة، فلا يمكن القيام بوظيفة التنظيم أو الرقابة أو التوجيه بصورة عملية دون الركون في وضع خطة عملية واضحة المعالم وقابلة التنفيذ.

أهداف التخطيط وأغراضه:

   يلعب التخطيط أهمية كبيرة في حياة منظمات الأعمال المعاصرة، لاسيما بأنه يساهم بوضع وتحديد الأهداف التي تسعى المنظمة فنجازها ويساهم من خلال ذلك في تحديد السبل الكفيلة لتحقيق تلك الأهداف وفق درجات أو مراحل زمنية واضحة يقوم من خلالها بتحديد الموارد المستخدمة في إنجاز تلك الأهداف ولذا فإنه يسعى من خلال تحديد تلك الرؤية لتحديد متطلبات إنجاز تلك الأهداف في ضوء الموارد البشرية والمادية والمالية والمعلوماتية المتاحة فضلاً عن أنه يعمل بشكل واضح ودقيق في إطار إنجاز متطلبات الرقابة الفعالة وتحديد الانحرافات التي ترافق إنجاز النشاطات الإدارية والتنظيمية بغية السعي لاتخاذ الإجراءات الوقائية أو التصحيحية اللازمة لمواصلة الأداء التشغيلي لمنظمة بما يعزز قدرتها في تحقيق الكفاءة والفعالية المستهدفة في هذا الإطار، ويمكن القول بأن وظيفة التخطيط لكي تسهم بصورة واية لتحقيق أهداف المنظمة لابد وأن تتسم أنشطتها التخطيطية بأربع سمات أساسية وهي

1-  الإسهام في تحقيق الأهداف:

    إن فاعلية التخطيط وقدرته تنحصر في الإسهام في تحقيق أهداف المنظمة، إذ أن التخطيط الغير فعال لا يمكن له أن يساهم بتحقيق الأهداف ولذا لا بد من أن تكون الجهود والأنشطة التخطيطية مركزة في إطار اهتمامها في مجال تحقيق الأهداف التنظيمية والتشغيلية للمنظمة ككل من خلال الرؤيا التنسيقية والتكامل لجميع النشاطات الجارية في المنظمة.

2-  استباق الوظائف الإدارية الأخرى للمنظمة:

   إن وظيفة التخطيط كما أشرت سابقاً تأخذ رجاحة الولية على جميع الوظائف الإدارية الأخرى، إذ لا يمكن أن يصار للقيام بأية وظيفة إدارية (كالرقابة والتنظيم والتوجيه) دون الركون لوضع أسس معيارية (تخطيطية) يتم في ضوءها مقارنة الأداء المنجز (فعلياً) بتلك المعايير أو المؤشرات التخطيطية ولذا فإنها من الناحية العملية تتسم باستباق تلك الوظائف جميعها.

3-  ممارسة التخطيط من قبل المدير في أي مستوى تنظيمي معين:

  إن وظيفة التخطيط تعد من الوظائف الأساسية التي يمارسها المدير أو الرئيس في أي مستوى تنظيمي في إطار هياكل المنظمة الإنسانية المختلفة، وهذا ما يعطي لوظيفة التخطيط مقارنة استباقية واضحة من بين الوظائف الأخرى التي يؤديها المديرون في مختلف البناءات الهيكلية التنظيمية.

4-  الكفاءة والفاعلية في الإنجاز:

   إن العملية التخطيطية لكي تحقق الغايات المتوخاة منها ينبغي أن تتسم بالكفاءة والفاعلية وهذا يعني انها تحقق الغايات المقترنة بالتكاليف المناطقة بها من حيث ترشيدها للاستخدام الأمثل للموارد المتاحة في المنظمة بغية تحقيق الأهداف من ناحية وقدرتها على إنجاز الأهداف المراد إنجازها من ناحية أخرى، ولذا فإن العملية التخطيطية تلعب دوراً فعالاً في تحقيق المنظمة لأهدافها، وفقاً لأبعاد الكفاءة والفاعلية في تحقيق تلك الأهداف.

    ومن هذا المنطلق يمكن القول بأن الإدارة الكفؤة والفاعلة في المنظمة وخصوصاُ في المنظمات المعاصرة لابد من أن تقوم بتنسيق أنشطتها وجهودها وتطويرها باستثمار وفقاً للمستجدات والتغيرات التي تتسم بها البيئة المعاصرة من تغييرات متلاحقة ومستمرة في مجالات التقدم والتطور التكنولوجي والتغيرات الاقتصادية والاجتماعية وظروف المنافسة والعولمة وثورة الاتصالات وغيرها من اتجاهات العصرنة وما يرافقها من متطلبات قادرة للاستجابة لتلك المتغيرات ومحقق لصور التكامل الفعال معها ولذا فإن الغايات التي يرنو التخطيط لتحقيقها تتجسد بما يلي:

أولاً:  مواجهة حالات عدم التأكد والتغير المستمر:

   إن ظاهرة التغير تعد حالة طبيعية ومرافقة لجميع النشاطات الجارية وقد أشار الرئيس الأمريكي جون كيندي في إحدى خطاباته في ألمانيا، فرنكفورت بأن:

    التغير هو قانون الحياة والذين يركزون النظر على الماضي أو الحاضر فإنهم حتماً سيفقدون المستقبل، ولذا فإن التخطيط يعتمد الاسترشاد بماضي وحاضر المنظمة لكي يستشرف آفاقها المستقبلية ولذا فإن التخطيط يتعامل مع متغيرات بيئية وظرفية دائمة التغير وعدم التأكد، لذا فإن الجهود الفكرية والعقلية ينبغي أن تستقرئ متغيرات البيئة وآفاقها التنبؤية بوحي من الإدراك السليم لمتطلبات التغير وأن تتسم في هذا الإطار بوحي المنظمة المعاصرة وهي منظمة المعرفة من خلال قواعد الفكر التغيري وهي (تعلم، تكيف ، ثم تغير) ولذا فإن التخطيط ينبغي أن يحقق آفاق التعامل مع مستجدات التغير البيئي على مختلف منعطفاته المتغيرة على الأصعدة الاقتصادية والاجتماعية والثقافية والتكنولوجية..الخ وصار لأخذها بنظر الاعتبار عند الشروع بوضع الخطط الملائمة لتحقيق تلك الأهداف.

ثانياً:  توجيه الاهتمام نحو تحقيق الأهداف:

   التخطيط عمل إداري يوجه تماماً نحو تحقيق أهداف المنظمة ولذا فإن الخطط المراد إنجازها ينبغي أن تركز نحو تلك الأهداف كما أن الخطط الفعالة لا بد وأن تركز على جانب كبير  من الأهمية من حيث خلق التنسيق الملائم بين نختلف أنشطة المنظمة وتجيهها نحو تحقيق تلك الأهداف وقد أشارت العديد من البحوث الإختصاصية في مجال التخطيط بأن أكثر المديرين فاعلية في تحقيق أهداف المنظمة من يضع في ذهنه التخطيطي في العمل النهايات المراد تحقيقها في عقله تلك الحكم التخطيطية لإنجاز الهدف تقتضي أن يمارس المدير أو متخذ القرار الأبعاد التخطيطية المستهدفية في وحي من الإدراك الواسع لمتطلبات الخطط الموضوعية نحو إنجاز الأهداف الشاملة للمنظمة.

ثالثاً:  تحقيق الكفاءة الاقتصادية في التخطيط:

   إن الغاية الرئيسية من التخطيط أن يكون قادراً على تحقيق الكفاءة في المتطلبات التخطيطية إذ ينبغي أن يكون الجهد ولكلف الناجمة عن التخطيط ونشاطاته التشغيلية تتسم بالكفاءة إذ أنها تحقق المردودات الاقتصادية المجزية قياساً بالتكاليف الناجمة عنها، إضافة لكونها فاعلية ترشيدية في استخدام الموارد المتاحة في المنظمة وتحقيق العوائد (المنافع) المجزية بهذا الشأن، وإلا أصبحت العملية التخطيطية عبئاً مضافاً على النشاطات الإدارية والتنظيمية الأخرى.

رابعاً:  تسهيل وظيفة الرقابة:

  إن الخطط السليمة من شأنها أن تساهم بشكل واضح في تحقيق الرقابة الفعالة وتسهيل مهامها، حيث أن المدير لا يستطيع أن يقوم بممارسة دوره الرقابي بشأن العمليات الإنتاجية والتشغيلية وكذلك أنشطة مرؤسسيه دون الركون إلى معايير قياسية فعالة يتم إعتمادها في ذلك، ولذا فإن الرقابة لا يمكن أن تحقق بدون وجود خطط مسبقة يتم صياغتها بوضوح ويسترشد في ضوءها تحديد معايير الأنشطة والأعمال المراد إنجازها.  ومن هنا يتضح بجلاء أن الخطط الموضوعة تعد الحجر الأساسي في القيام بالنشاطات الرقابية الفعالة.

خامساً:  تقليل آثار القرارات الشخصية:

   إن التخطيط السليم يستند على الحقائق والإحصاءات والمؤشرات الموضوعية بذلك بأنه يساهم في تقليص أثر الغموض وعدم الدقة أو الوضوح كما أنه يساعد بشكل واضح على تقليص الآثار الناجمة عن القرارات الاعتباطية (العشوائية) وكذلك آثر المواقف الذاتية للأفراد المديرين ويعزز القرارات والخطط الموضوعية التي تستمد من الحقائق والأرقام دقة وشفافية عالية في تحقيق أهداف المنظمة ومن هنا فإنه يعزز الموضوعية ويحدد من آثار خطط التجربة والخطأ والارتجالية والإعتباطية في الخطط الموضوعة وهذا من شأنه أن يساهم بلا أدنى شك في الرشد والعقلانية في استخدام الموارد المتاحة