مفهوم وأهمية المنظمة

مفهوم وأهمية المنظمة

   تعد المنظمة كظاهرة إنسانية هادفة، يعيش الفرد في إطارها منذ اللحظة الأولى لوجوده في الحياة ويمارس من خلال تواجده فيها أنواعاً متباينة من النشاطات، فالمنظمة إذن وفقاً لهذا التصور وحدة اجتماعية هادفة وتركز على ثلاثة مؤشرات:

 وحدة: أي تتألف من أجزاء مترابطة مع بعضها لا يتحقق وجودها وفاعلية عطائها المستهدف دون أن يتحقق أبعاد التوحد والتداؤوب بين مكوناتها لأساسية، إذ أن التنسيق والتوحد والتكامل بينا يعد حصيلة أساسية لتحقيق المنظمة لعطائها المستهدف في ظل معطيات المجتمع ومتغيراته المختلفة، فالوحدة حقيقة أساسية تنشدها المنظمات بمختلف مجالات عملها فالأسرة والمدرسة والنادي والجامعة والدولة والقطاع الخاص...الخ، إن لم يتحقق في إطار المنطق الوحدوي للأجزاء وتكاملها المنسق لا تقدر على مواصلة البقاء أو الاستمرار في الأداء الفعال.  لاسيما في ظل الصراعات المحتدمة في أوساط المنظمات الإنسانية عموماً.

اجتماعية: إن إطلاق مفهوم اجتماعية يعني بلا أدنى شك من تواجد المنظمة واحتوائها على فردين فأكثر وقد يمتد العدد لها لآلاف أو عشرات الآلاف من الأفراد، إذ ان هؤلاء الأفراد يعيشون في إطار المنظمة من خلال التفاعل الاجتماعي، يسهم في ظل التنظيم الرسمي الذي ينظم سبل علاقاتهم مع بعضهم والتنظيم غير الرسمي الذي يؤطر طبيعة التفاعلات الاجتماعية بين العاملين في المنظمة ويدعم سبل تقرير فاعلية التنظيم الرسمي ذاته.

هادفة: وهذا يعني بشكل دقيق أن المنظمة تسعى من خلال وحدتها التنظيمية وأبعادها الاجتماعية المتفاعلة نحو تحقيق هدف معين، كأن يكون اقتصادياً، اجتماعياً، ثقافياً، تنموياً...الخ من الأهداف التي تسعى المنظمات بشكل عام نحو تحقيقها.

     ولذا يتضح من خلال ذلك بأن المنظمة في مجالاتها المختلفة وبأعادها المتباينة تسعى نحو تحقيق الأهداف المتوخى بلوغها، وهذا ما جعل الدور الذي ينبغي أن تتسم به المنظمات اليوم في ظل المتغيرات الاقتصادية والتكنولوجية والحضارية ذو أهمية أكبر مما كانت عليه منظمات لأمس ولذلك لعبت الإدارة وعملياتها المختلفة عاملاً حاسماً نحو تحقيق ذلك.

مفهوم الإدارة:

لقد ظهرت الإدارة كممارسة فعلية منذ أن خلق الإنسان على وجه البسيطة، حيث أن الحضارة البابلية والآشورية والفرعونية ساهمت في بناء الحدائق المعلقة في بابل وأهرامات مصر وسور الصين العظيم وبرج إيفل وغيرها من المظاهر الحضارية للمجتمعات الإنسانية فقد كانت دلائل واضحة ومعالم بارزة في انتهاج سبل الإدارة في توجيه جهود الأفراد نحو تحقيق إنجاز هذه الفعاليات العظيمة وغيره، إلا دلائل واضحة لاستخدام الفكر الإداري في مختلف هذه المجالات غير أن الفكر العلمي للإدارة لم يظهر بوضوح إلا في أواخر القرن التاسع عشر وبدايات القرن العشرين من خلال الأعمال التي تجسدت معالمها من خلال فكر فردريك تايلر والذي أطلق عليه بأبي الإدارة العلمية.

   إن الإدارة بالمفهوم الحديث ما هي إلا علم وفن التعامل مع الموارد المتاحة للمنظمة، سيما وأن المجتمع الحالي مجتمع منظمات تسعى لتوفير السلع والخدمات التي تقدمها للمجتمع من خلال توفير الموارد المادية والمالية والبشرية والمعلوماتية المتاحة، إذ أن توفير السلع والخدمات القادرة على توفير متطلبات الإشباع المتنامي لحاجات المجتمع والفرد من أكثر الوسائل أهمية في شيوع ظاهرة المنظمات في العصر الحديث.

    لقد تم الإشارة سابقاً إلى أن المنظمة عبارة عن وحدة اجتماعية هادفة، إذ أنها تتضمن مجموعة من الأفراد يعملون سوية بغية إنجاز هدف معين، ولذا فإن المنظمة تعتبر بمثابة نظام مفتوح وهذا يعني بوجه واضح تحويل المدخلات من خلال العمليات التشغيلية إلى مخرجات.

والمنظمة كنظام تتضمن أربعة عناصر أساسية وهي:

المدخلات: تتضمن المدخلات جميع الموارد المادية والمالية والبشرية والتكنولوجية والمعلوماتية التي يتم اعتمادها في إنجاز العمليات التشغيلية الجارية في المنظمة.

العمليات: تتضمن جميع الأنشطة والفعاليات التي يتم من خلالها تحويل تلك المدخلات إلى مخرجات سلعية أو خدمية.

المخرجات: وتتضمن جميع السلع والخدمات التي يتم إنجازها عبر العمليات التشغيلية الجارية في المنظمة.

التغذية العكسية: وتتضمن جميع ردود الأفعال إزاء السلع والخدمات لكي يصار من خلالها لتحسين وتطوير الأداء التشغيلي للمنظمة.

      إن المنظمة بهذا المفهوم تتطلب أن تأخذ الإدارة بعداً قادراً على تحقيق الإنجاز المستهدف لها من خلال المدير إذ أن المدير ذلك الفرد الذي يتحمل مسؤولية إنجاز المهام والأنشطة التي تعتمد توجيه جهود الأخرين من أجل تحقيقها ولذا فإن المدير في مختلف أنواع المنظمات الإنسانية سواء كانت إنتاجية أو خدمية تتضمن ثلاث أنواع من المدراء أو المستويات الإدارية وهي:

القيادة الإدارية العليا: تتضمن القيادة الإدارية العليا المستوى التنظيمي من الإداريين الذين يمارسون دورهم في بناء الاستراتيجيات والخطط واتخاذ القرارات وتحديد الأهداف التي تنطلق بالمنظمة ككل وليس بالأنشطة الجزء لأقسامها، ولذا فإن الإدارة العليا تعنى بالأهداف والاستراتيجيات العامة للمنظمة ككل.

الإدارة الوسطى: وتنحصر المام المناطة بالمدراء في الإدارة الوسطى بإدارة الأنشطة الإدارية والتنظيمية المتعلقة بالمستوى التنفيذي المهام المناطة بالإدارة الدنيا وهي بهذا المفهوم واسطة تنظيمية بين الإدارة لعاليا والإدارة الدنيا بغية تنسيق وتوجيه الجهود المختلفة.

الإدارة التنفيذية: ويضم المستوى الإداري الأدنى من المدراء الذين يشرفون في غدارة النشاطات التنفيذية للعاملين وممن هم ليسوا بعاملين في الأنشطة الإدارية.

وتهتم الإدارة بتحقيق هدفين أساسيين هما:

أولاً: الكفاءة: وتمثل الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة في المنظمة والتي تتضمن الموارد البشرية والمادية والمعلوماتية والمالية بحيث يصار من خلالها أن يتم تحقيق أعلى إنجاز مستهدف بأقل الموارد المتاحة.

ثانياً: الفاعلية: ويشر ذلك المفهوم إلى تحقيق الإنجاز المستهدف بالطريقة الصحيحة.

ولذا فإن هذين المفهومين يكمل إحداهما الآخر وبدون تحقق الروح التكاملية الهادفة لهذين المفهومين فإن المنظمات وفقاً لذلك تأخذ أربعة أشكال وهي:

منظمة كفؤة وفعالة: أي المنظمة التي تستطيع تحقيق الأهداف بأقل الموارد المتاحة ويمثل أفضل المنظمات العاملة في المجتمع.

منظمة كفؤة وغير فعالة: وتشير إلى المنظمات التي تقوم بترشيد الموارد المتاحة لديها ولكنها غير قادرة على إنجاز الأهداف.

منظمة غير كفؤة وفعالة: وتشير المنظمات التي تستطيع تحقيق الأهداف ولكنها غير رشيدة باستخدام الموارد المتاحة لديها.

منظمة غير كفؤة وغير فعالة: وتشير إلى المنظمات التي لا تستطيع تحقيق الأهداف ولا تقوم بترشيد الإنفاق لديها وفق المتاح من الموارد المتوفرة لديها.