العملية الإدارية وأنشطتها الرئيسية

العملية الإدارية

إن العملية الإدارية تتضمن عدداً من النشاطات التي ينبغي أن يمارسها المدير في أي مستوى إداري أو تنظيمي في المنظمات المختلفة سواء كانت كبيرة أو متوسطة أو صغيرة وبمختلف المستويات التكنولوجية التي تتسم بها ولذا يمكن القول بأن المدير يقوم بممارسة نشاطات إدارية تستهدف توجيه جهود الآخرين نحو تحقيق الأهداف ولذا فإن مختلف الأدبيات الإدارية تركز على أن المدير يقوم بممارسة أربعة أنشطة إدارية أساسية وهي:

 

أولاً: التخطيط

ثانياً: التنظيم

ثالثاً: القيادة

رابعاً: القيادة

   ولا بد من الإشارة هنا إلى أن هذه الوظائف متداخلة ومتشابكة ببعضها البعض بحيث إنه لا نستطيع الفصل بينها إلا للأغراض النظرية والأكاديمية وحسب، إذ أن العملية الإدارية تمثل الإطار المنظمي الذي يتضمن مجموعة واضحة من الأنشطة التي ترتبط مع بعضها ارتباطاً عضوياً فاعلاً نحو إنجاز الأهداف المتوخى بلوغها، فهي ككل متكامل ومتفاعل مع بعضها ولا يتحقق النشاط الجزئي إلا من خلال تحقيق الأنشطة الكلية للمنظمة بذاتها، وما يلي تفصيلاً واضحة لطبيعة هذه الوظائف:

أولاً: التخطيط Planning:

    يتناول التخطيط استشراف الآفاق المستقبلية التي تسعى المنظمة المعنية لبلوغها من خلال تحديد الأهداف وبناء الاستراتيجيات القادرة على تحقيق تلك الأهداف وبناء الخطط والسياسات القادرة على استيعاب سبل التنسيق والتكامل بين هذه الأهداف.  ويعد التخطيط الوظيفة الأساسية الأولى التي يمارسها المدير في أي مستوى تنظيمي معين، ويعد التخطيط صور مشرقة من الآمال والطموحات التي تسعى الإدارة الإنسانية الناجحة نحو تحقيقها سيما في ظل المعترك الذي تشهده منظمات الأعمال في الوقت الحاضر.  إذ أن أداء الأعمال أو الأنشطة الإدارية الأخرى لا يمكن لها أن تتحقق إلا بوجود التخطيط

ثانياً: التنظيم Organizing:

    ويمثل التنظيم الوظيفة الإدارية الثانية من الوظائف التي ينبغي أن يمارسها المدير في مختلف  المستويات التنظيمية، إذ أنها تقوم على تحديد المهام والأنشطة المراد القيام بها وتحديد الأفراد الذين يمارسون أدائها وتحديد الأنشطة المختلفة في إطار مجموعة متماثلة ومتشابهة كالنشاطات التسويقية والإنتاجية والمالية...الخ، كما أنها تقوم على تحديد طبيعة العلاقات التنظيمية بين مختلف الأفراد والجماعات وسبل الاتصالات القائمة بين كل منها.  والتنظيم وظيفة فاعلة وهادفة في مختلف المنظمات الإنسانية إذ أنها تسعى لتحقيق التنسيق والتكامل بين مختلف تلك الأنشطة وتجعل من الأداء الإداري والتنظيمي صورة قادرة على أن تحقق للمنظمة قدرتها الفعالة في الوصول نحو الأهداف المراد إنجازها بكفاءة وفعالية عالية ولذا فقد حظي التنظيم وفقاً للفكر الاقتصادي التقليدي كما أشار إليه الريد مارشال آنذاك بأهمية كبير سيما بعد أن قام بتحديد عناصر الإنتاج وإعطاء كل منها المكافأة التي يستحقها وفقاً لفكرة إذا أنه:

أعطى قوة العمل (الأجور)

أعطى رأس المال (الفائدة)

أعطى الأرض (الريع)

أعطى التنظيم (الربح)

    
  ومن هنا يظهر بجلاء الأهمية التي تم إيلاؤها للتنظيم من خلال المكافأة التي أعطيت له وهي الربح إذ أنه يمثل كافة الجهود المبذولة في تنسيق الأنشطة الموداة في المنظمة بالصورة التي تجعلها قادرة على مواصلة العمل التنسيقي بين هذه العناصر تحقيق صور التكامل لها من أجل الأهداف المتوخى بلوغها.

ثالثاً: التوجيه أو القيادة Leading:

     إن القيادة والتوجيه يعتبر النشاط الإداري الذي يتم من خلاله توجيه جهود الآخرين نحو تحقيق الأهداف المراد بلوغها، إذ أن القيادة مهمة أساسية يمارسها المدير في مختلف المستويات التنظيمية وتلعب الدور الأساسي نحو تمكين المنظمة لبلوغ الأهداف سيما وأن التوجيه أو القيادة يقوم على أساس حقيقة رئيسية مفادها أن المدير لا يستطيع بمفرده أن يحقق للمنظمة أهدافها إلا إذا استطاع أن يوجه الجهود الإنسانية الفردية أو الجماعية التي تعمل معه باتجاه الأهداف القادرة على تحقيق المنظمة لأهدافها وتوفير متطلبات إشباع الحاجات الإنسانية للعاملين في الوقت ذاته، إذ أن جميع الدلائل العلمية تشير بوضوح إلى أن الأفراد أو الجماعات إذا استطاعت المنظمة المعنية أن تحقق لهم إشباع حاجاتهم الإنسانية فإن حافزيتهم نحو الأداء تزداد بصورة كبيرة ويعكسه إذا لم تمتلك المنظمة القدرة الواعية على إشعار الأخرين بأن حاجاتهم ورغباتهم لا تتحقق بالصورة التي يسعون لها فإن دافعيتهم للأداء سوف تنحصر وتقل الإنتاجية المتوخى بلوغها بهذا الشأن.

رابعاً: الرقابة Controlling:

    الرقابة (السيطرة) وهي الوظيفة الأخيرة التي ينبغي أن يمارسها المدير من خلال مقارنة الأداء المتحقق فعلاً بالخطط أو المعايير المحددة وذلك بغية التأكد من الانجراف الحاصل بينما لغرض اتخاذ الإجراءات التصحيحية التي ينبغي أن يتم اتخاذها بهذا الشأن.  ولذا فإن الرقابة وظيفة أسية لا بد من اعتمادها لغرض تحقيق سبل مواصلة الإنجاز بما ينسجم مع الأهداف المراد إنجازها، إذ أن التخطيط لأي نشاط معين لا بد وأن يرافقه في الوقت ذاته النشاط الرقابي الفعال وإلا فإن الخطة لا يمكن لها أن تحقق فعالية الإنجاز المطلوب.

إن الرقابة ليست وسيلة لإحصاء الأخطاء والإيقاع بالآخرين وإنما هي وسيلة هادفة لتصحيح الانحراف قبل أن يتفاقم أثره ويتعاظم دوره في تكبيد المنظمة المعنية الخسائر الناجمة عن التكاليف المرتبطة بإعادة التصنيع أو الانحرافات في الأنشطة وغيرها نم الآثار التي تترتب على عدم تحقيق الإنجاز الفعال في الأداء الفعلي.

والرقابة عادة ما تمارس في ثلاثة اتجاهات أساسية:

الرقابة القبلية: وتمثل الأنشطة التي يتم إجراءها قبل أن تبدأ العمليات الإنتاجية أو التشغيلية مثل فحص المواد الأولية وتنميط المكائن والمعدات والأجهزة وإعداد العاملين بالمهارات التدريبية اللازمة وغيرها.

الرقابة المتزامنة: وتمثل العمليات الرقابية التي تتزامن مع النشاطات الإنتاجية أو التشغيلية بحيث يجري اتخاذ الإجراء الوقائي اللازم قبل الانحراف وتعاظم أثره.

الرقابة البعدية: وتمثل العمليات الرقابية التي يتم إجراءها بعد أن ينجز المنتج النهائي بحيث يتم اتخاذ الإجراء التصحيحي للانحرافات التي حصلت بالمنتج النهائي قبل أن يتم تسويقه للمستهلك الأخير أو المستعمل الصناعي.